WCS のイニシアチブは複雑で、実行が困難です。特に、コラボレーターが非常に多く、非営利団体のリソースが限られている場合はなおさらです。 Asana を導入する前、プロジェクトのコントリビューターは、メール、スプレッドシートのほか、たくさんのアプリを使用して業務を管理していました。 計画やコミュニケーションの方法が統一されていなかったため、可視性の問題が発生し、メンバー全員の作業が遅れていました。 

• 保護技術プロジェクトの複雑さが高まるにつれ、締め切りや予算に関するリスクが増大していました。 

• チーム間の技術的な境界により情報のフローが制限され、リスクの特定や問題の未然防止が困難になり、リソースが不足していました。

• メールは多くの目的に使用されていました。コミュニケーション以外に、WCS はメールを使って仕事の管理、コミュニティからのリクエストの処理、文書の保管を行っていました。 チームメンバーは何百通もの受信メールを確認する必要があり、タスクに迅速に対応することが不可能になっていました。

WCS の Conservation Technology チームのエグゼクティブディレクターである Jonathan Palmer 氏は次のように述べています。「プロジェクトやタスクを管理するためのプロセスでは、仕事量を前向きに捉えることができませんでした。メールによるタスク管理に過度に依存していたため、チームメンバーは大量の情報に圧倒されていると感じていました。」

以前 IT 部門のグローバルテクノロジーのリーダーだった Jonathan 氏は、チーム間や外部のコラボレーターとの壁を打ち破る新しいワークマネジメントプラットフォームの探索を主導しました。 より生産性の高い職場環境が実現すれば、WCS はプロジェクトを確実に遂行し、寄付者の貢献によるインパクトを最大限に引き出せるようになるでしょう。

非営利団体は、リソースに見合う以上の仕事を 10 倍もこなそうとします。 一元的なコーディネーションがなければ、プロジェクトを予定通りに予算内で完了させることは困難です。特に、組織を横断して、マルチマトリックスのチームで取り組む場合はなおさらです。

Jonathan Palmer 氏、保護技術部門、エグゼクティブディレクター

柔軟性を重視した設計: Asana で仕事を一元管理

Jonathan 氏は、すべてのチーム、パートナー、コンサルタントが、たとえ異なるテクノロジーやプロセスを使用していても、組織の境界を越えて仕事ができる単一のプラットフォームを求めていました。 

“Asana は完璧なソリューションです。” と Jonathan 氏は言います。 「特定の手法に縛るのではなく、人々が大切にしているタスクをより効率的に実行できるようにすることが重要です。」    

Asana を使用することで、WCS の各チームは、リアルタイムで更新される同じ共有タイムライン、文書、アクションアイテムにアクセスできるようになりました。 Google ドライブ、Office 365、Slack、WCS の社内システムなど、すでに使用している 10 個以上のツールと連携しています。 

「IT チームにシステム連携を依頼することなく、複数の組織にまたがって仕事を進めることができます」と Jonathan 氏は付け加えます。

組織の境界を打ち破り、自然保護のインパクトを高める 

現在、Asana は WCS 内の複数のグループの公式ワークマネジメントシステムとして使用されており、増え続ける外部コラボレーターと連携しながら、予定通りに、予算内でイニシアチブを実現するのに役立っています。 

組織は、新たな効率化と、オートメーション、フォーム、メールの代わりにプロジェクト内のコメントなどの Asana 機能の使用により、年間推定 8 週間の作業時間を節約しています。 コントリビューターは、Asana を介して他のユーザーとのコラボレーションを開始する回数は、平均して月に 2,700 回を超えています。 このような時間の節約により WCS のリソースが解放され、チームはコストを増やすことなく、プロジェクトの規模とインパクトを拡大することができます。 

Asana を使用することで、非常に複雑なワークロードにも対応できるようになりました。 チームのプロジェクトがすべて正しい方向に進んでいることを朝起きてすぐに確認できるという安心感から、夜はぐっすりと眠れます。 単純なことのように聞こえるかもしれませんが、グローバル組織においては、これが非常に大きな違いを生み出します。

Jonathan Palmer 氏、保護技術部門、エグゼクティブディレクター

従業員、ベンダー、パートナーが集まる 1 つのバーチャル組織

「Asana によって透明性が大幅に向上し、誰もが次の週の計画を共有できるようになりました」と Jonathan 氏は言います。 これにより、ニューヨーク市の本社であろうと、保護区の現場であろうと、チームやタイムゾーンを越えてアイデアを交換し合うことができます。 

WCS における Asana ユーザーの半数は社内の従業員で、残りの半数は社外の協力者です。 「すべてを 1 か所で管理することで、私のチーム、WCS の他の従業員、他の組織、ベンダーを含むバーチャル組織を運営することができます。」と Jonathan 氏は言います。 「タスクはバーチャル組織のある部分から別の部分に移動し、プロジェクト全体で相互の説明責任と責任があります。」 

タイムゾーンの異なる多数の組織やパートナー、ベンダーとのコラボレーションが複雑になっていたために、集中できない状況が解消されました。 Asana を使えば、見落としがなくなります。

Jonathan Palmer 氏、保護技術部門、エグゼクティブディレクター

Jonathan 氏の Conservation Technology チームは、現場プログラムを実現し、重要な保全問題に対処するためのスケーラブルなテクノロジーソリューションを提供しています。これらのソリューションは、多くの場合、他の組織とのパートナーシップにより構築されています。 “Asana は境界のない構造をサポートしてくれるので、より多くのパートナーシップに拡大することができました。” と Jonathan 氏は言います。 彼のチームは、緊密なコラボレーターのリストに 3 つの新しいパートナーを追加し、2 社から 5 社に拡大しました。 

コストを増やさずに WCS のキャパシティを高める非同期ワーク 

ニューヨークはコンサベーションテクノロジーチームの中心地でした。複雑な仕事を管理するには、従業員とベンダーが同じタイムゾーンにいる必要があるように思われました。 しかし、Asana を使うことで非同期的に働けるようになったため、Jonathan 氏はプロジェクトの遅延を心配することなく、世界中でスタッフを雇用し、ベンダーと連携できるようになりました。 運用は 24 時間体制で行われ、プロジェクトの作業は月曜日の午前 7 時にジャカルタで始まり、金曜日の終業時まで米国で続きます。彼の分散型チームには、適切なスキルを持つ適切なメンバーが配置されており、拠点を活用することで予算を最大限に活用し、成果を高めています。 

たとえば、Jonathan さんは、保護区の現場に常駐するフルタイムのスタッフを雇用することで、チームの人員を 30% 増やしました。これにより、コストを安定させながら、地域レベルでの組織のニーズをより適切にサポートできるようになりました。 

コンサベーションテクノロジーチームは、デザイン作業、ウェブ開発、DevOps、クラウドホスティングをサポートするコンサルタントとも連携しています。 Asana 導入前は、主要ベンダーは米国に拠点を置いていましたが、現在は南米、ヨーロッパ、アジアに拠点を置いています。コスト削減と業務効率の向上により、ベンダーの作業範囲は 35% 拡大しました。

コンサベーションテクノロジーのイニシアチブに貢献する従業員、コンサルタント、パートナー組織が増えたことで、より野心的なプロジェクトに取り組むことが可能になりました。 たとえば、WCS の戦略の中心となる大規模プロジェクトの調整に Asana を使用しました。これは、数百の WCS 保護区やパートナー組織からの詳細な指標を 1 か所で表示および提示する、グローバルなデータレポートイニシアチブである Nature's Stronghold Impact Platform です。 この統一されたフロントにより、寄付者や保護活動コミュニティ全体に対する WCS の仕事のインパクトを定量化することが可能になります。 

「このプロジェクトは、当団体の資金調達戦略の中核であり、WCS に寄付されたすべての資金が自然保護に貢献していることを示すことで、組織全体の整合性を高めています。」と Jonathan 氏は語ります。

数千人のユーザーをサポートし、需要を満たすための予算ニーズを予測

Asana で仕事を管理しているもう 1 つのチームは、9 つの保護団体によるコラボレーションであるSMART Partnershipです。 このソフトウェアおよびサービス事業は、90 か国にある 1,000 以上の保護地域を支援しています。 SMART プログラムマネージャーの Monica Harris 氏は次のように述べています。「私たちのユーザーは、自国の公園や保護区を管理するために私たちのツールを選んだ世界中の政府や保護団体です。 これは大きな責任であり、私たちはユーザーのニーズに効率的かつタイムリーに対応したいと考えています。」

以前は、SMART はスプレッドシートやメールを使って世界中のソフトウェアユーザーからのリクエストを管理していました。それらのリクエストは、深刻で緊急なものである場合もあります。 「ナミビアのレンジャーから、現場で立ち往生していてデータをダウンロードする必要があるという連絡が来ることがあります。」と Monica 氏は言います。 「人々をがっかりさせたくありません。」 しかし、Monica さんの小さなチームは、適切なツールなしで膨大な量のリクエストに対応しようとしていたため、迅速な対応が困難でした。

Asana は非常に頼れるツールです。 Asana なしでは、大量のリクエストをリアルタイムに処理することはできません。

Monica Harris 氏、SMART プログラムマネージャー

現在、SMART は Asanaフォームを使用して、サポート、ソフトウェアへのアクセス、バグ修正のリクエストを収集し、管理しています。 フォームの必須項目には、エラー画面のスクリーンショットなど、Monica 氏のチームが問題を迅速に割り当て、解決するために必要なすべての情報が収集されるため、メールでのやり取りが不要になります。

ユーザーに無料の SMART ソフトウェアを提供するにはコストがかかるため、Monica は Asana でレポートを使って需要をモニタリングし、それに合わせて事前に予算とリソースを調整しています。 「予算内かどうか、あるいは需要が高く、特定の活動に追加の資金が必要かどうかを運営委員会に報告することができます。」と Monica 氏は言います。

苦情への迅速かつ徹底的な対応

WCS のもう 1 つのチーム、イトゥリにあるオカピ野生生物保護区 (OWR) チームは、EU が資金提供する持続可能な野生生物管理プログラム(SWM) の支援を受け、Asana を苦情処理システムとして使用しています。 Jonathan 氏は次のように述べています。「多国籍組織には、苦情を管理する手段が必要です。 1 件の苦情が適切に管理されていないと、組織にとって大きなリスクとなる可能性があります。」 

EU SWM プログラムマネージャーの Caroline Abid 氏は次のように述べています。「苦情がすべて迅速に対応されるよう、Asana を使って現地での対応を改善しています。」 苦情処理やエンドツーエンドのプロジェクトマネジメントに Asana を使用することで、WCS チームは効率的に仕事を進めることができ、コミュニティにより貢献し、地元の人々やパートナー組織との信頼関係を築くことができます。 

Asana は、今やるべきことに関する共通認識を与えてくれるので、管理や整理に費やす時間を減らし、現場でインパクトのある仕事に集中できます。

Caroline Abid、EU SWM プログラムマネージャー

世界中の自然環境に明るい未来を築く

Asana で業務を一元管理することで、WCS はスタッフ、ベンダー、外部コラボレーターの力を活用し、より多くのプロジェクトを費用対効果の高い方法で遂行しています。 

また、グループやプロジェクト間の透明性のおかげで、世界中のジュニアチームメンバーは、これまで WCS 本部近くの従業員にしか与えられていなかった機会に挑戦することができます。 この可視性により、WCS ���従業員の能力を高め、グローバルチームとしての新しい働き方へと移行することができます。 

Asana のおかげで、仕事を成し遂げることに集中できるようになり、プロジェクトを予定通りに、予算内で完了させ、顧客を満足させることができています。 それが大切なことです。

Jonathan Palmer 氏、保護技術部門、エグゼクティブディレクター

Jonathan 氏と WCS は、大胆な保護プロジェクトを開始するにあたり、引き続き Asana でそれらを管理していきます。優れたワークフローはより良い実行につながり、優れた実行は、貴重な自然環境を保護するために取り組むパートナー、支援者、コミュニティの間に信頼を生み出すからです。